एक अहम प्रशासनिक सुधार के तहत, भारत के सुप्रीम कोर्ट ने आधिकारिक रूप से “रिकॉर्ड्स के संरक्षण और विनष्टीकरण के लिए दिशानिर्देश, 2025” अधिसूचित किए हैं। इन दिशानिर्देशों का उद्देश्य रजिस्ट्री में गैर-न्यायिक प्रशासनिक अभिलेखों को संभालने में एकरूपता, स्पष्टता और जवाबदेही लाना है।

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“रजिस्ट्री में प्रशासनिक रिकॉर्ड की मात्रा और जटिलता में भारी वृद्धि हुई है। ये दिशानिर्देश समन्वय, दक्षता और पारदर्शिता सुनिश्चित करेंगे,” भारत के मुख्य न्यायाधीश डी.वाई. चंद्रचूड़ ने कहा।

जहाँ न्यायिक अभिलेख पहले से ही सुप्रीम कोर्ट नियम, 2013 (ऑर्डर एलवीआई) और 2017 की हैंडबुक (अध्याय XXI) द्वारा नियंत्रित हैं, वहीं ये नए दिशा-निर्देश प्रशासनिक दस्तावेज़ों के लिए लंबित शून्य को भरते हैं। सुप्रीम कोर्ट ने संस्थागत निर्णयों, ऑडिट्स, आंतरिक संवाद आदि के लिए एक समान प्रबंधन प्रणाली की आवश्यकता को रेखांकित किया।

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• मुख्य न्यायाधीश या न्यायाधीशों द्वारा हस्ताक्षरित मूल नोट्स, नीति फ़ाइलें और सर्कुलर स्थायी रूप से संरक्षित किए जाएंगे।
• अभिलेखों का संरक्षण तब शुरू होगा जब संबंधित मुकदमा, ऑडिट या जांच का अंतिम निपटारा हो जाए।
• यदि किसी फ़ाइल से संबंधित कोई मामला अदालत में लंबित है, तो उसे नष्ट नहीं किया जा सकता।
• केवल रजिस्ट्रार की अनुमति से ही अभिलेखों को नष्ट किया जा सकता है, और यह कार्य अधिवेशन अवकाश में करना वांछनीय होगा।
• विशेष कारणों को लिखित रूप में दर्ज कर स्कैन की गई प्रतियों को अधिक समय तक संरक्षित किया जा सकता है।
• वित्तीय दस्तावेजों को वित्तीय वर्ष के अनुसार, और अन्य को कैलेंडर वर्ष के अनुसार संरक्षित करना होगा।

“किसी भी फ़ाइल को नष्ट करने से पहले यह सुनिश्चित किया जाएगा कि उस पर कोई मामला न्यायालय में लंबित न हो,” दिशा-निर्देश में स्पष्ट किया गया।

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• एडमिन-I:
  • RTI आवेदन: 3 से 5 वर्ष
  • व्यक्तिगत फ़ाइलें: सेवानिवृत्ति के बाद 5 वर्ष
  • पदोन्नति और DPC रिकॉर्ड: स्थायी
  • संसदीय प्रश्न: 3 वर्ष
• एडमिन-II:
  • सेवा पुस्तिकाएँ और पेंशन फ़ाइलें: स्थायी
  • अवकाश रिकॉर्ड: 1–5 वर्ष
  • नॉन-फंक्शनल अपग्रेडेशन रिकॉर्ड: 5 वर्ष
• एडमिन-III:
  • चिकित्सा प्रतिपूर्ति, यात्रा भत्ता, LTC: 3 वर्ष या ऑडिट के 1 वर्ष बाद
  • हाउस बिल्डिंग एडवांस: वसूली के 3 वर्ष बाद
  • GPF: सेवानिवृत्ति के 1 वर्ष बाद
  • चाइल्ड एजुकेशन अलाउंस: स्थायी रजिस्टर
• एडमिन-J (न्यायाधीशों से संबंधित):
  • वेतन, आयकर, उपयोगिता बिल: 5 वर्ष या ऑडिट के बाद
  • अंतरराष्ट्रीय यात्राएँ और सम्मेलन: स्थायी
  • शपथ ग्रहण, फर्नीचर, IT वस्तुएं: सेवानिवृत्ति के 5 वर्ष बाद
• एडमिन जनरल:
  • निर्माण रिकॉर्ड, चेंबर आवंटन, SC इवेंट्स: स्थायी
  • विक्रेता अनुबंध और रखरखाव: 1–5 वर्ष
• प्रोटोकॉल और मेडिकल:
  • विदेशी और घरेलू दौरे: 1–3 वर्ष या स्थायी
  • CGHS और अस्पतालों से अनुबंध: स्थायी

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• रिसेप्शन और भर्ती:
  • एंट्री पास आवेदन: जारी होने के 3 महीने बाद
  • परीक्षा आवेदन और रिकॉर्ड: 1–6 वर्ष
  • मुकदमेबाज़ी से जुड़े फ़ाइलें: मामले के निपटारे के 3 वर्ष बाद
• परिवहन शाखा:
  • वाहन बिल, लॉगबुक, ईंधन रिकॉर्ड: 3 वर्ष या ऑडिट के बाद
  • वाहन रजिस्टर: स्थायी
• विजिलेंस सेल:
  • अनुशासनात्मक फ़ाइलें: निपटारे के 5 वर्ष बाद
  • संपत्ति घोषणाएं: सेवानिवृत्ति तक
  • शिकायतें और FIR: मामला बंद होने तक

यह नीति सुप्रीम कोर्ट की सक्षम प्राधिकरण द्वारा स्वीकृत की गई है और रजिस्ट्रार प्रदीप वाई. लाडेकर के नेतृत्व में तैयार की गई। उन्होंने इस कार्य को सफलतापूर्वक पूरा करने में अपनी टीम की सहायता से सक्रिय भूमिका निभाई।

“इन दिशा-निर्देशों की असली सफलता इनके ईमानदारी से क्रियान्वयन में निहित है,” मुख्य न्यायाधीश गवई ने कहा।